Bagaimana cara mengatur reuni alumni?

2024 Pengarang: Priscilla Miln | [email protected]. Terakhir diubah: 2024-02-18 02:44

Malam Reuni Alumni, di mana pun berlangsung dan siapa pun berkumpulnya, membutuhkan persiapan yang serius dan biaya yang tidak sedikit. Sebagai aturan, cukup sulit bagi satu orang untuk menguasai organisasi liburan seperti itu dan mempersiapkannya.

Sekarang mereka sering menggunakan jasa agensi, namun hasil kerja profesional tidak selalu sesuai harapan dan mungkin berbeda dengan versi liburan yang ingin mereka atur. Oleh karena itu, lebih baik untuk menyelesaikan masalah ini sendiri, sebaiknya dengan ditemani oleh dua, tiga atau empat orang.

Mulai dari mana?

Anda harus mulai mempersiapkan malam pertemuan para wisudawan dengan menentukan jumlah peserta. Artinya, Anda harus memutuskan siapa yang akan dikumpulkan - seluruh masalah, satu kelas atau kelompok. Apakah akan mengundang staf pengajar dan guru mana yang harus dihubungi. Semua aspek lainnya tergantung pada jumlah calon peserta dan tamu acara.

Selanjutnya, Anda harus menemukan semua ituorang untuk dikumpulkan. Apakah Anda berencana untuk mengadakan malam alumni di sekolah atau pesta siswa di restoran, pencarian peserta adalah tahap persiapan yang paling penting, panjang dan sulit.

Setelah semua kemungkinan koordinat ditemukan, orang-orang harus dihubungi atau ditelepon, dan tidak hanya mengirimi mereka undangan. Ini harus dilakukan, karena seseorang tidak akan pergi, dan seseorang akan ingin datang tidak sendirian. Anda perlu menelepon atau menulis surat kepada guru. Anda tidak boleh mengecualikan peserta terlebih dahulu, dengan fokus pada ide-ide Anda sendiri. Artinya, jika, misalnya, pertemuan alumni akan diadakan di Moskow, dan salah satu calon peserta tinggal di Vladivostok, Anda tidak boleh memutuskan sendiri bahwa orang tersebut tidak akan datang.

Perlu untuk memperjelas waktu dan tanggal yang disukai dengan masing-masing orang yang hadir malam itu, termasuk para guru. Anda juga harus hati-hati bertanya tentang peluang finansial, yaitu menanyakan berapa banyak yang siap dialokasikan seseorang untuk menyelenggarakan sebuah acara.

Setelah tahap awal ini, penyelenggara akan memiliki daftar lengkap tamu dan peserta acara, yang berisi informasi tentang waktu luang dan kemampuan finansial mereka.

Apa selanjutnya?

Pada tahap selanjutnya, tempat, waktu dan perkiraan skenario malam pertemuan alumni harus ditentukan. Hal ini tidak sulit dilakukan, berdasarkan perkiraan anggaran dan jumlah peserta. Pada tahap ini, anggaran perlu “dilihat” dua kali, begitu juga dengan jumlah peserta.

Hal pertama yang harus dipikirkanskenario - pilihan lokasi. Jika lebih dari seratus orang diharapkan pada acara tersebut, tetapi anggarannya kecil, Anda harus menyewa kafe atau klub kecil dengan pesanan minimum berdasarkan "untuk pengunjung". Artinya, setuju dengan pemilik lembaga bahwa orang akan memesan minuman dan makanan sendiri. Metode sewa ini akan secara signifikan mengurangi biaya pembayaran institusi.

Pilihan lain adalah mengadakan pertemuan alumni di sekolah atau institut. Namun tidak selalu cara menyelenggarakan acara seperti ini lebih hemat daripada menyewa institusi. Untuk perayaan penuh, Anda perlu menyiapkan meja prasmanan, yaitu, membeli alkohol, makanan, atau makanan ringan yang sudah jadi. Saat membeli makanan, Anda akan membutuhkan orang yang akan memasak. Anda akan membutuhkan taplak meja, piring, dan banyak lagi. Anda juga perlu membersihkan semuanya setelah akhir liburan. Selain biaya dan kerumitan, mengadakan acara di gedung sekolah memiliki sejumlah kerugian yang signifikan, seperti pembatasan waktu dan tanggal, kebutuhan untuk memindahkan dan memindahkan furnitur, karena suasananya tidak dimaksudkan untuk perayaan.

Cara terbaik untuk menghabiskan malam pertemuan alumni adalah dengan menggabungkan kunjungan ke sekolah atau institut dengan pesta di restoran. Bagian khidmat dapat berlangsung di aula pertemuan sekolah atau audiensi siswa, dan mentransfer kesenangan itu sendiri ke restoran atau kafe. Dengan pilihan ini, Anda harus terlebih dahulu mengetahui tanggal dan jam di mana lembaga pendidikan akan dapat menyelenggarakan acara tersebut, gabungkan dengankerangka waktu yang disukai oleh mayoritas peserta dan, pada kenyataannya, memilih tanggal.

Jangan langsung mengkoordinir tanggal dan waktu yang dipilih dengan pihak administrasi, tapi setujui saja terlebih dahulu. Ini diperlukan untuk menemukan kafe yang cocok untuk waktu tertentu di dekat institusi pendidikan, dalam jarak berjalan kaki. Sangat merepotkan jika institut atau sekolah berada pada jarak yang sangat jauh dari restoran. Dalam situasi ini, beberapa tidak akan pergi ke bagian serius, sementara yang lain tidak akan pergi ke kesenangan.

Namun, di kafetaria terdekat, tanggal atau jam yang dipilih mungkin sibuk, tetapi tanggal lain bebas, yang juga nyaman. Oleh karena itu, perlu untuk bernegosiasi dengan institusi pendidikan terlebih dahulu dan hanya setelah pilihan akhir restoran.

Sekarang Anda dapat mulai mengembangkan skenario, sekali lagi menggunakan daftar tamu dan data tentang kemampuan keuangan mereka. Ini diperlukan untuk menentukan jumlah kompetisi berhadiah, menu malam yang akan dipesan terlebih dahulu, dan momen serupa lainnya. Skenario malam temu alumni yang hanya akan dihadiri oleh sepuluh orang, meskipun dalam versi “+1” akan sangat berbeda dengan program acara untuk dua puluh teman sekelas dan akan berubah menjadi sangat berbeda. dari berkumpulnya seratus orang.

Namun, mereka semua memiliki struktur yang sama:

• bagian upacara;
• transisi ke restoran atau hanya istirahat sebelum prasmanan dimulai;
• waktu biasa;
• resmi berakhir;
• "setelah berjalan".

Pada tahap memilih skenario yang sesuai dengan anggaran danjumlah tamu tidak harus masuk ke rincian pengisian setiap item, tetapi mendistribusikan dana. Hal ini paling mudah dilakukan, mulai dari berapa biaya yang bisa dihitung dengan ketelitian maksimal, misalnya dari bagian upacara. "Tinggal" tidak boleh dimasukkan dalam anggaran sama sekali, tetapi jika ada uang gratis, maka sangat mungkin untuk memberi semua orang koktail bertema saat perpisahan. Yang paling kabur dari segi anggaran selalu bagian utama dari malam, yang berjalan sesuai dengan naskah dan melibatkan berbagai kontes, lotere dan hadiah. Oleh karena itu, pada akhirnya harus dibiarkan, dan ketika memilih apa yang akan diisi, lanjutkan dari berapa banyak uang yang tersisa.

Hasilnya, Anda akan mendapatkan perkiraan keuangan yang cukup detail. Itu harus ditulis dengan jelas, sehingga ketika peserta mengajukan pertanyaan tentang uang apa yang dikumpulkan dari mereka, jangan coba-coba menceritakan isi malam itu, tetapi cukup kirimkan daftar nomor kering di messenger atau melalui surat. Ini akan menyelamatkan saraf Anda, dan akan mencegah teman sekelas yang mencurigakan untuk menawar dengan kolektor.

Setelah dana terkumpul, Anda harus mulai mengimplementasikan rencana tersebut. Dengan banyaknya tamu acara, banyak elemen dan atribut liburan yang berbeda biasanya diperlukan. Jangan melakukan semuanya dengan prinsip “how it going”, waktu dan pembelian atau pemesanan perlu direncanakan, itu jauh lebih nyaman dan dengan jadwal yang jelas tidak akan ada yang terlupakan.

Bagaimana cara memegang bagian resmi?

Isi bagian khidmat tergantung pada berapa banyak guru yang akan ada, dan siapa yang sebenarnya merencanakanhadir. Misalnya, rektor lembaga atau ketua jurusan, direktur sekolah pada malam pertemuan wisudawan selalu membuat orasi yang membuka acara. Ini adalah tradisi yang harus diikuti. Jika tidak ada "peringkat tinggi", dan hanya guru kelas atau beberapa guru mata pelajaran yang hadir, maka hak untuk membuka malam dan melakukan seluruh bagian khidmat beralih ke penyelenggaranya. Tidak peduli siapa guru yang akan datang ke acara tersebut, setiap orang yang menghadiri malam reuni para wisudawan guru dihadiahi bunga dan surat ucapan terima kasih.

Bagian upacara tidak boleh panjang, tetapi juga tidak boleh terlalu pendek. Waktu optimal adalah 30-40 menit. Isinya mungkin:

• pidato pembukaan atau pidato sutradara;
• penyerahan ijazah atau sertifikat kenang-kenangan, tetapi hanya dengan jumlah peserta sedikit, jika ada lebih dari dua puluh orang, maka sertifikat dikeluarkan setelah selesainya bagian resmi saat meninggalkan aula;
• kata-kata guru, dan setelah guru selesai, Anda harus memberikan bunga dan "kertas terima kasih" yang dirancang dengan indah, hal yang sama berlaku untuk direktur atau perwakilan administrasi;
• penyelesaian dan undangan untuk melanjutkan ke restoran (Anda perlu mengingatkan alamat dan mengatakan bahwa itu ada di undangan).

Jika salah satu wisudawan ingin menyampaikan sesuatu, maka hal ini dilakukan setelah sambutan para guru dan sebelum pidato penutup penyelenggara hari raya.

Jika ada kesempatan untuk melatih bagian khusyuk, maka ini harus dilakukan tanpa gagal. Selalu ada beberapa nuansa yang membedakan kenyataan dari naskah yang ditulis di atas kertas. Durasi pidato, mikrofon yang tidak berfungsi atau kurangnya penyangga, dan hal-hal sepele lainnya yang tidak dapat diperhitungkan saat merencanakan. Mereka akan menjadi jelas dalam latihan dan dapat dikoreksi atau dihilangkan.

Anda dapat menyelesaikan bagian serius, tidak terbatas pada pidato. Pilihan yang baik adalah menyanyikan sebuah lagu. Pada malam pertemuan lulusan, dengan tidak adanya lagu di lembaga pendidikan, Anda dapat menyiapkan tema yang sesuai dan lagu yang tidak terlalu panjang. Teks dan penjelasannya harus dikirim ke masing-masing peserta bersama dengan undangan. Namun, jika diinginkan, Anda dapat menggandakannya dengan mengeluarkan cetakan dengan kata-kata di pintu masuk aula. Jika direncanakan menggunakan lencana, maka lencana itu juga diberikan kepada semua orang sebelum bagian resmi di pintu masuk.

Apa yang dibutuhkan untuk bagian resmi?

Ada atribut wajib dari panggung resmi acara, yang tidak tergantung pada jumlah peserta atau besaran anggaran. Ini termasuk:

• bunga untuk semua guru;
• ijazah peringatan atau "sertifikat lulusan";
• surat terima kasih kepada guru.

Ini adalah fondasi yang tidak dapat Anda lakukan tanpanya. Anda dapat memesan ijazah dan diploma di salah satu biro iklan atau langsung di percetakan. Namun, pemesanan langsung dari printer, meskipun lebih murah, memerlukan persiapan tata letak yang independen. Ini bukan hanya gambar yang dibuat dalam program apa pun, ada sejumlah persyaratan untuk tata letak tersebut. Tanpa pemahaman tentang bagaimanaitu adalah tata letak untuk pencetakan yang sedang dilakukan, Anda tidak boleh melakukan ini, karena hasilnya akan memerlukan perubahan dan bukan karena kesalahan mesin cetak. Artinya, Anda harus membayar dua kali.

Selain atribut wajib, elemen acara seperti:

• lencana dengan nama, kelas atau informasi lainnya;
• dekorasi aula pertemuan, serambi, dan tempat-tempat lain yang akan dilewati lulusan di lembaga pendidikan;
• cetak lirik jika diperlukan.

Jika di luar dingin dan licin, dan restoran terletak jauh dari tempat pertemuan alumni dimulai (Februari atau Maret, misalnya, tidak kondusif untuk berjalan-jalan), Anda dapat menyewa transportasi. Sangat penting untuk memperingatkan tentang sewa bus di undangan, karena orang mungkin menolak untuk menggunakan mobil mereka sendiri setelah mengetahui tentang ketersediaan transportasi "pintu ke pintu".

Transisi ke restoran: apakah mungkin untuk mengisinya dengan sesuatu

Apakah mengisi masa transisi dari institusi pendidikan ke tempat perayaan dengan konten atau tidak adalah pertanyaan individu. Itu tergantung pada banyak nuansa, seperti:

• durasi dan beban kerja bagian resmi;
• cuaca dan musim;
• ketersediaan transportasi atau berjalan kaki;
• waktu yang dibutuhkan untuk sampai ke restoran;
• jumlah peserta.

Dimungkinkan dalam cuaca baik dan di musim panas untuk menggunakan badut, boneka seukuran aslinya, pantomim dengan balon dan sejenisnya dalam perjalananiringan. Ini membuat para tamu bersiap untuk malam yang meriah. Namun, jika jalannya terlalu pendek, misalnya Anda hanya perlu pergi ke seberang jalan, maka Anda tidak perlu mengisinya dengan apa pun.

Untuk perjalanan bus yang berlangsung setidaknya 20 menit, Anda dapat menggunakan badut atau artis lain yang menceritakan lelucon "dalam topik" atau, lebih baik lagi, tampil dalam genre stand-up. Genre yang sama optimal untuk bagian utama acara.

Namun, jika ada kurang dari sepuluh orang, maka hiburan seperti itu di sepanjang jalan sama sekali tidak berguna.

Bagaimana menghabiskan sebagian besar malam hari?

Struktur bagaimana pesta kelulusan berlangsung di institusi, setahun kemudian mereka berkumpul atau sepuluh tahun setelah kelulusan, adalah sama. Namun jumlah peserta acara mempengaruhi struktur perayaan. Jika ada lebih dari 10-15 orang, akan dibutuhkan seorang pemimpin. Jika peserta 5-7 orang, maka tidak diperlukan jasa pemanggang roti.

Semua kompetisi, lotere, atau hiburan lainnya harus sesuai dengan tema malam itu, serta pidato minum. Untuk mencapai ini sederhana, cukup gunakan beberapa elemen tematik dalam skrip.

Struktur acara dapat berupa:

• penyelenggara perlu memberikan pidato makan malam singkat, dengan kata lain, membuka kembali liburan;
• bersulang berikut harus ditujukan kepada orang-orang tertentu dan melaporkan apa yang telah mereka capai di masa lalu, tentu sajawah, lulusannya sendiri bisa ngomong dadakan;
• antara mengangkat kacamata, diadakan kontes, pertunjukan artis atau peserta di malam hari diadakan;
• sebelum penutupan, harus diadakan undian dengan hadiah yang menyenangkan, misalnya dengan sertifikat hak untuk menjadi tuan rumah dan mengatur pertemuan berikutnya.

Penyelenggara mengucapkan roti panggang terakhir. Di dalamnya, Anda perlu berterima kasih kepada mereka yang datang, mengungkapkan kepercayaan diri pada pertemuan awal dan menjelaskan bahwa restoran siap membantu semua orang yang ingin terus bersenang-senang, tentu saja dengan menunjukkan waktu. Artinya, bagian resmi harus diselesaikan setidaknya 2 jam sebelum masa sewa berakhir.

Apa yang harus dikatakan dalam toasts "alamat"?

Selamat malam reuni tak jauh beda dengan bersulang di hari raya lainnya. Yaitu, pidato singkat yang berisi kata-kata menyenangkan tentang seseorang, berbicara tentang pencapaian orang ini dan memanggilnya untuk minum.

Anda dapat berbicara tentang apa saja, tetapi, tentu saja, Anda harus siap. Setiap orang memiliki prestasi. Misalnya, jika seorang pelajar dan aktivis berprestasi menjadi ibu rumah tangga, maka Anda harus mengingat nilai-nilai keluarga dan menekankan bahwa rumah adalah hal terpenting yang dimiliki seseorang. Jika teman sekelas bekerja sebagai mekanik di pabrik, Anda perlu berbicara tentang nilai profesi sederhana, yang tanpanya semua kenyamanan kehidupan modern tidak dapat dibayangkan. Artinya, bersulang yang ditargetkan harus meningkatkan harga diri seseorang dan menyenangkannya.

Setelah pidato tersebut, sebuah diploma "Untuk Prestasi" harus diberikan. Tapi ini harus dilakukan hanya jika bersulangakan siap untuk setiap tamu. Jika ada seratus orang di pesta itu, tidak perlu menyiapkan ijazah. Tapi bersulang itu sendiri harus diucapkan. Mereka perlu dipikirkan untuk sekitar setengah dari peserta. Setelah setiap pasangan pidato tersebut, para tamu harus diprovokasi ke dalam pidato yang sama tentang teman sekelas mereka.

Dengan demikian, pertanyaan abadi tentang apa yang harus diminum sepenuhnya dihilangkan, dan setiap undangan merasa perlu, dan tidak berlebihan di hari libur.

Apa yang harus disertakan dalam program?

Varian program acara yang paling optimal adalah penampilan dari para peserta sendiri. Tetapi kebanyakan orang cenderung menolak tawaran untuk tampil, jadi penyelenggara harus menutupinya dengan kontes atau lotere.

Artinya, sebagai hadiah untuk memenangkan sebuah kompetisi, pemenangnya harus, misalnya, membaca puisi. Untuk malam pertemuan para wisudawan, yang diadakan menurut program yang diselenggarakan menurut prinsip ini, teks-teks yang dicetak harus disiapkan terlebih dahulu. Tidak semua orang hafal puisi.

Anda dapat melakukannya tanpa kontes sama sekali, dan memainkan pertunjukan dalam bentuk lotere atau kehilangan. Anda dapat mengatur lelang. Artinya, peserta mendapat kesempatan untuk menjual hak bicaranya kepada seseorang, dan uang untuk lot ini akan menjadi awal anggaran untuk malam reuni berikutnya, yang tanggalnya, tentu saja, harus diumumkan, untuk contoh, tahun depan.

Bagaimana mempersiapkan pidato?

Pertanyaan ini sering membingungkan bahkan penyelenggara yang paling bertele-tele dan berbakat. Sebenarnya, semuanya sederhana. Kata-kata untuk malam reunitidak harus sok, tulus dan baik hati. Cukup.

Pidato tidak boleh ditunda. Pembukaan bagian khidmat cukup dalam waktu 5-7 menit, tentu saja jika direktur atau salah satu guru "penting" tidak menyampaikan pidato. Mereka tidak boleh dibatasi waktu - itu tidak sopan. Bagian akhir pidato resmi berlangsung 4-5 menit, dapat dimulai dengan kata-kata: "Malam pulang dimulai", "Sekarang kita pergi ke restoran dan kita akan bersenang-senang" dan informasi lain, misalnya, tentang bus atau alamat institusi.

Toast pertama benar-benar simbolis dan seharusnya terdengar sederhana: “Teman-teman! Di sini kita telah melihat satu sama lain! Mari kita rayakan! Address toasts terdiri dari beberapa kalimat dan memakan waktu 2-4 menit.

Kesulitan dalam table speech dapat dihindari dengan mempekerjakan tuan rumah atau dengan menggunakan sebanyak mungkin peserta lainnya.

Apa yang tidak boleh dilupakan?

Saat merencanakan malam, Anda perlu mengingat tiga nuansa, seperti:

• mengatur pengambilan foto atau video;
• cari host;
• mengirim undangan.

Pastikan untuk menyewa fotografer dan/atau videografer. Ini adalah bagian yang sangat penting dari pertemuan. Selain itu, Anda harus memesan layanan sepanjang malam - dari bagian resmi yang khusyuk hingga "setelah berjalan". Hasil karyanya kemudian perlu dikirim secara elektronik ke semua tamu acara.

Sewa tuan rumah untuk pesta dengan lebih dari 10 orang. Lagi pula, penyelenggaranya sendiri juga lulusan dan dia harus bersenang-senang, dan tidak mengikuti program dansuasana hati para tamu.

Undangan harus dikeluarkan, termasuk semua informasi yang diperlukan di dalamnya: waktu dan tempat pertemuan, nama dan alamat restoran, ketersediaan bus, jika direncanakan untuk menyewanya, lirik lagu, tentu saja, jika unsur ini dimasukkan dalam naskah, dan seterusnya.

Anda tidak perlu mencetak undangan, lebih mudah untuk menerbitkannya dalam bentuk elektronik dan mengirimkannya melalui messenger atau email.